• Marcelly Chrisostimo

Ferramentas de organização para gestão de tarefas na biblioteca.



No último domingo, eu compartilhei alguns pontos que me ajudaram a me organizar e não ter uma estafa mental no meu primeiro ano como gestora de uma biblioteca escolar. São pontos que podem parecer bobos, mas, que fizeram total diferença para uma pessoa perfeccionista e ansiosa como eu.


E acredito que esse tema dá pano para a manga! Então, hoje, vou compartilhar sugestões de ferramentas de organização para gestão de tarefas que poderão auxiliar um gestor de biblioteca escolar.


Dica de ouro: Se possível, tenha um para sua vida profissional e um para sua vida pessoal. Para que enquanto estiver no expediente, você visualize somente as tarefas do trabalho e vice versa. Se você misturar tudo em um só lugar, em uma só lista, poderá se distrair. Lembre-se: foco! Uma prioridade de cada vez!


Agenda


A agenda é a velha conhecida de todo mundo e também uma das opções mais práticas. Você pode usar uma versão impressa ou online. E se for impressa, é possível encontrar agendas simples no mercado a partir de 9,90!


Eu usei agenda por muitos anos até encontrar o planner. Como faço muitas coisas e sou muito detalhista, acabei sentindo falta de mais espaços para escrever do que a agenda me oferecia, mas, se você é mais sucinto, ela cumpre muito bem o seu papel.


O formato online permite que você tenha acesso aos seus compromissos de onde estiver através de um celular.

Continuo utilizando o Google Calendar para registrar reuniões de trabalho. (é gratuito).

A melhor parte é que quando alguém me convida para uma reunião e vice versa, o compromisso aparece automaticamente na agenda de todas as pessoas convidadas.

Eu também mantenho arquivos no Gdrive como planilhas de listas de aquisição, e um gdoc com as ideias dos eventos que vou realizar e suas tarefas.



Planner

Esse é o meu queridinho porque eu não vivo sem! Planner em inglês significa planejador.


Ele pode ser semanal, mensal, anual. Até ter coragem de investir em um (é um pouco salgadinho), eu imprimia templates de planners mensais disponíveis gratuitos na internet. E sempre me ajudou muito. Busque no Google imagens por (printable + mês em inglês + planner + ano).


Nesse ano, decidi investir em um impresso, personalizado, com meu nome e todo o kit de papelaria. Foi meu presente de aniversário para mim mesma e eu amei! A primeira coisa e última coisa que eu faço TODOS OS DIAS é olhar meu planner. Eu arrisco dizer que depois dele, nunca mais esqueci de algum compromisso ou atividade...



BUJO


BUJO é a abreviação de Bulletin Journal. Se você pesquisar por essa tag no Instagram ou Pinterest vai ficar maravilhada com a criatividade e o capricho das pessoas.


É um método criado por Ryder Caroll. Basicamente, consiste em um caderninho em branco ou pontilhado, não pautado, onde você mesma pode ir desenhando, escrevendo e formatando sua agenda da forma que preferir. Na verdade, pode ser o que você quiser, um conjunto de checklists, sua agenda, seu planner, seu diário. É altamente personalizável.


Eu acho lindíssimo, mas é algo que toma muito tempo! Se você é do tipo que gosta de personalizar tudo, desenhar, colocar suas mil canetas para jogo e praticar lettering, essa pode ser a melhor opção para você. Eu recomendaria o BUJO somente para a vida pessoal, porque na biblioteca, é tudo tão dinâmico, que o tempo que você investirá desenvolvendo seu BUJO poderá fazer falta.



Trello


O Trello é uma ferramenta de produtividade que funciona tanto no uso web como no aplicativo de celular, o que permite que você acesse e visualize e possa realizar a gestão dos projetos e tarefas de onde estiver. É muito utilizada em empresas que administram projetos com grandes equipes.


O mais bacana dele para mim é que você pode abrir um quadro diferente para cada coisa. Então, seria possível ter um quadro para a vida pessoal e outro para a biblioteca. Eu utilizo o Trello para organizar os temas, fontes, cores e seus códigos web que utilizo na Mocinha da Biblio.


É possível aplicar o método Kanban no Trello. Acesse o Trello aqui.

Assim como o Trello, existem outras ferramentas com o mesmo propósito como Slack, Taskmeister...



Método KANBAN

Quando perguntei a vocês nos stories do ig o que eram meus post-its colados na parede, alguém sugeriu Kanban e eu não conhecia o método. Até que ao pesquisar, percebi que já utilizo mesmo sem conhecer!

Como sou muito visual, eu uso e abuso de post-its e coisas coladas na parede!



O Kanban é um termo japonês para cartões e foi criado pela empresa Toyota (aquela do Corollão!). Ele é parte do sistema Toyota de produção. Resumidamente, consiste em elaborar cartões/post-its de cores diferentes para o status de cada atividade, projeto. Por exemplo: rosa para a fazer, laranja em andamento e verde concluído. Dessa forma, os pontos de concentração passam a ser mais facilmente de serem identificados ao visualizar todo o panorama.


Se quiser ler mais sobre, clique aqui.

Essas são algumas sugestões, mas a lista é infinita. Lembrando que não existe a melhor ferramenta. Existe a ferramenta que se ajusta melhor a você e as suas necessidades. Não se preocupe em utilizar uma porque é a que todos estão usando. Seu método funciona? Dá resultados? Então você já encontrou o seu.

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